Цитаты из книги автора Карен Тайбер Лиланд Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Всё, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

киберпреступлений против времени
Не заканчивать разговор.
Не делать следующий шаг.
Игнорировать письма, звонки и сообщения.
Делать вид, что время не имеет значения.
Легкомысленно относиться к графику.
Не соблюдать сроки.
Относиться к людям как к вещам.
Не уважать чувства окружающих.
Не благодарить.
Не отдавать должное.
Не понимать разницы между срочной и важной задачей.

несмотря на все рассуждения, за последние 20 лет люди стали работать больше: средний показатель вырос с 43,6 до 47,1 часа в неделю.

не начинать день с проверки электронной почты. Вместо этого посвятите первый рабочий час важным задачам или проектам, которые требуют повышенного внимания.

Выделите время сразу на все звонки, письма и мелкие поручения. Сделать всё получится быстрее: не придется переключаться между разными задачами.

Держите под рукой бумагу и ручку
Вполне вероятно, что в голову будут приходить новые мысли, забытые дела или великолепные идеи. Не отмахивайтесь от них, а запишите на бумаге. Почему на бумаге? Это позволит не отвлекаться на телефон, планшет или компьютер.

Упростите или усовершенствуйте дела, которыми не всегда хочется, но приходится заниматься (домашние обязанности и т.п.). К примеру, в банк, на почту и магазин можно сходить за один раз, а не растягивать это на несколько дней.

Прежде чем с головой броситься в дела, пообщайтесь с коллегами. Пенелопа Транк, автор книги «Наглый карьерист» (Brazen Careerist), считает, что сразу же приступать к работе с документами и жаловаться всем на свою занятость — не лучшая идея: вы становитесь настолько непродуктивны, что и отпуск брать не стоило. Вместо этого Транк предлагает пройтись по офису.
Расскажите об отдыхе, спросите у коллег, как у них дела и что нового произошло. Так у них появится возможность поделиться с вами тем, что они хотели сказать, но боялись побеспокоить вас в первый день после отпуска

Джим Маккенна, преподаватель дисциплины «Физическая активность и здоровье», сообщает, что качество работы улучшилось приблизительно на 15%

Городской университет Лидса провел исследование, в котором приняли участие 200 офисных сотрудников. Выяснилось, что шесть человек из десяти отметили улучшение навыков тайм-менеджмента, умственных способностей и соблюдение сроков в те дни, когда выполняли физические упражнения

Действенные разговоры

Обычно в эту категорию попадают беседы, в которых содержится просьба или требование. В зависимости от того, как предпочитает работать собеседник, просьбу можно выразить по-разному.
Более конкретно: «Ким, мне нужно, чтобы ты пришла завтра к 7:30, тогда мы закончим инвентаризацию к обеду. Сможешь прийти?»
Менее конкретно: «Рэна, мне кажется, я не успею закончить инвентаризацию к завтрашнему дню. Поможешь?»

В интернете ходит байка, что 20 июня 1995 года некий Дик Миллер доел последний кусочек машины весом более одной тонны. Начал с двух зажимных гаек, а закончил через пять лет — корпусом муфты. Так что в следующий раз, когда столкнетесь с огромной, неподъемной задачей невероятных размеров, вспомните о Миллере. Разбейте проблему на мелкие части, которые удастся проглотить и переварить.

Потратив время на записывание всех открытых позиций в жизни, вы заметно улучшите концентрацию и станете чаще доводить дела до конца. Можно составить список за один раз (тогда понадобится целый день) или за несколько подходов. Чтобы изложить всё на бумаге, воспользуйтесь следующими техниками

При создании файловой системы выбирайте те слова, которые понятны и близки вам. К примеру, какую папку вы скорее будете искать, когда вам понадобится документ:
«Финансы» или «Деньги»?
«Машина» или «Автомобиль»?
«Клиенты» или «Заказчики»?
«Путешествия» или «Поездки»?
«Справочные материалы» или «Информация»

Четыре «Д» в действии

Один из способов внедрить правило четырех «Д» — значки в календаре. Если вы предприняли нужные действия для каждой задачи, можно считать, что на сегодня она выполнена.
В примере ниже каждое дело в списке отнесено к одной из следующих категорий:

Упражнение

Просмотрите вчерашний и сегодняшний списки дел. Что удалось выполнить? Поставьте напротив галочку. Есть ли дела, от которых вы решили отказаться? Вычеркните их или поставьте рядом крестик. Какие задачи можно делегировать и кому вы их делегируете? Поставьте рядом букву «Д». Какие дела следует перенести на другой день, неделю, месяц и даже год? Перенесите их и поставьте рядом стрелку. Чувствуете облегчение? Прилив энергии? Удовлетворение от завершенности? Принимать решения насчет следующих действий — одно из главных правил по управлению энергией

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.
Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.
Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не получается взяться.
На самом деле вам не нужно это делать.
Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него — не лучшая мысль.
Спросите себя:
Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?
Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?
Я поместил(а) ее в список по желанию или из чувства вины

Делать

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).
Задайте себе вопросы:
Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?
Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?
На эту задачу потребуется менее пяти минут?
Договориться (об отмене)
Вычеркнуть

Используйте время на конференциях с умом

На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него

Выберите жизнеспособное решение

Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:
краткосрочные последствия решения;
долгосрочные последствия решения;
относительные издержки решения;
доступность необходимых ресурсов;
готовность и поддержку руководства;
риск новых проблем

Чек-лист

Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:
Какова цель или тема совещания?
Кого пригласить (с учетом цели)?
Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?
Что должны получить участники, приехав?
Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?
Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?
Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?
Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?
В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?
Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?
Как начать и закончить выездное совещание?