Благодаря автоматизации процессов создания продукта вы сможете объединить усилия производственного отдела и отделов продвижения и продаж.
Мы связали каждый этап бизнес-процесса с конкретным уведомлением. Как только в нашей CRM меняется статус проекта, клиенту отправляется письмо на email или сообщение в мессенджер о смене статуса и с сопроводительной информацией из карточки проекта. Если от клиента требуется ответная реакция – просим ее. Если нет, то сообщаем, что все под контролем.
Поэтому если вы не хотите ввести своих менеджеров в такой ступор, уведомления нужно внедрять с учетом двух вводных:
1. Дозируйте уведомления.
2. Учите справляться с авралами.
На этапе внедрения нужно зайти под всеми пользователями и настроить уведомления так, как считает нужным архитектор CRM. Сначала – отключить все, потом – включить один-два вида уведомлений. Пусть сотрудникам сначала приходит не все. Гораздо важнее, чтобы они научились обрабатывать все уведомления, поступающие за день.
Затем нужно постепенно начинать подключать новые уведомления, которые необходимы для освоения дополнительного функционала.
Учтите, что по мере внедрения корпоративного портала, у вас будут появляться сотрудники двух категорий: опытные бойцы и новобранцы. Опытные уже не в первый день работают с системой, а новобранцы будут приходить по мере найма. Если новобранцу включить все уведомления, которыми пользуется опытный пользователь, тогда он не успеет разобраться и начнет игнорировать их. Поэтому для новичков должен применяться режим постепенного увеличения информационной нагрузки. Когда они научатся разбираться с небольшим количеством уведомлений, можно будет подключать дополнительные типы.
Формирование товарного каталога на корпоративном портале – это новый подход, который объединяет усилия всех, кто связан с созданием и продажей продукта.
Чем вы можете помочь своим сотрудникам, чтобы они справились с информационным завалом?
• Научите сотрудников настраивать уведомления.
В первой части мы поговорили о том, что это задача разработчика – настроить ленту уведомлений и потом постепенно подключать новые виды уведомлений. Но вам нужно не только оградить сотрудников от шквала уведомлений на первом этапе, но и научить их самостоятельно настраивать сообщения на этапе «повседневная работа».
– Сделайте отдельную инструкцию, описывающую, что за виды уведомлений существуют, зачем они нужны.
– Подготовьте небольшой тест «Как не пропустить важное сообщение».
• Посоветуйте сотрудникам добавить регулярную задачу «Очистка почтового ящика и ленты уведомлений». А если количество сообщений и писем требует засесть на целый день, тогда верните коллегу на предыдущий шаг «Настройка уведомлений». Пусть отключит лишнее.
• Техника пустого инбокса.
Подход, который применяется при работе с почтовой корреспонденцией, можно перенести на работу с уведомлениями. Беда бесконечной ленты в том, что наш мозг теряется в ней и через некоторое время перестает понимать: что важно, а что нет. Поэтому нужно стремиться к тому, чтобы список ваших уведомлений всегда был пуст. Как этого можно добиться? Нужно научиться удалять просмотренные и обработанные уведомления. Так просто. И тогда становится проще ориентироваться в том, что на тебя сваливается.
• Алерт-лист.
Но что делать, если уведомления настроены, чистка производится регулярно, а лента сообщений короче не становится? Мне в таких случаях помогает Алерт-лист. Когда мне кажется, что я не знаю, за какую задачу схватиться, я достаю небольшой листочек для записей 9×9 см или карточку размером с визитку и начинаю записывать критические задачи, которые требуют моего внимания прямо сейчас. В подавляющем большинстве случаев их не больше трех. Очень редко их больше пяти. Когда они выписаны на листик, становится гораздо легче. Остается решить, в какой последовательности их выполнять и начать действовать. Попробуйте сами – тогда вам легко будет ответить сотруднику на вопрос: «Я не знаю, за что схватиться, как быть?».
Чтобы инструмент уведомлений помогал, а не мешал, нужно научить сотрудников работать с ним и не бояться длинного списка. Тогда этот инструмент начнет работать на команду, и ни одно важное уведомление не будет пропущено.
Автоматическая отправка уведомлений снимает у клиента напряжение в связи с неопределенностью о стадии, на которой находится его проект. Она позволяет сэкономить время менеджера на разъяснение этой информации клиенту, если тот позвонит или напишет с вопросом: «Что там как с моим проектом?». Ваш портал может и должен уметь формировать и автоматически отправлять оповещения.
Потратьте один-два дня на полную настройку системы внешних уведомлений. Тексты уведомлений, шаблоны КП, договора и все, что отправляет менеджер клиенту. Это поможет вам работать рентабельней и не расти в цене продукта вслед за ростом зарплат.
Ответьте на вопрос: какие действия выполняют ваши сотрудники для коммуникаций с внешними исполнителями? Можно ли поручить порталу выполнять их в автоматическом режиме, не задавая вопросы сотрудникам? Сколько времени это сэкономит?
Создание товарного каталога на портале – решение, использующее возможности автоматизации. Это и есть трансформация, а не просто автоматизация.
Когда у вас есть четкая структура описания продукта, ее можно переносить в цифровые шаблоны – на сайт, в презентации или онлайн-сервисы автоматизации продаж.
Попробуйте оцифровать и трансформировать работу с продуктовым каталогом. Тогда он станет для вас источником конкурентного преимущества и поможет наладить отношения между продавцами, владельцами продукта, маркетингом и бухгалтерией.