Цитаты из книги автора Максим Ильяхов Текст по полочкам: Краткое пособие по деловой переписке

Прокляты те письма, в которых текст не поделен на абзацы.

Неадекватность не в том,
сильная у вас позиция или слабая.
Неадекватность — это когда поведение и ситуация не совпадают.

Человек склонен доверять тому,
что он видит собственными глазами.

Но показать ему можно
всё что угодно.

Стало. Коллеги, как обещал, пересылаю результаты встречи с клиентом по проекту «...». Подробный отчет в приложении.

В целом встреча прошла успешно, но некоторые вопросы нам пришлось перенести на следующую встречу, потому что...

По вопросу аналитики: у клиента нет претензий к полноте данных, но есть просьба изменить формат отчета. В частности...

«Иван, я боюсь запутаться в наших переписках. Давайте обсудим этот вопрос в переписке с темой такой-то».

Игорь, привет! У нас возникла проблема с...

Сначала мы попытались решить...

Переговоры ни к чему не привели: клиенты...

Сейчас нужна твоя помощь с тем, чтобы поговорить...

Напиши, когда тебе было бы удобно...

Если не можешь на этой неделе, мы...

Иван, я боюсь запутаться в наших переписках. Давайте обсудим этот во

Избегайте длинных подзаголовков. Подзаголовок должен создавать впечатление простоты. Для этого он должен занимать не более двух третей строки. Если подзаголовок занимает целую строку или даже полторы, читатель может ощутить раздражение. Сокращайте подзаголовки:

Сначала разделы, потом наполнение. Другой подход похож на то, как мы в университете писали курсовые работы: сначала придумываем план, а потом его наполняем.
Возьмем то же обоснование проекта. Вы как профессионал знаете, что в вашем случае нужно показать общую картину, детализацию, экономику, сравнение с конкурентами, потом риски и возможности. И в конце — рекомендации от вас как от специалиста. Вот вам и разделы: «Общая картина», «Реализация», «Экономика», «Конкуренты», «Риски», «Возможности», «Рекомендация». Выписываете эти слова в столбик.
Теперь в порядке убывания важности расписываете каждый раздел, подбирая нужную информацию. Если вам нужно расписать проект на страницу, вы будете видеть: «Ага, я написал общую картину и уже занял полстраницы. Явно тут слишком детально». И балансируете объем тек

Для письма с постановкой задачи подойдут такие разделы: «Ситуация», «Задача», «Результат», «Срок», «Что дальше» и «Материалы».

Вы пишете стратегию или миссию компании. Выделите в ней разделы вроде таких: «Глобальная цель», «Наши действия», «Чем мы пожертвуем» и «Как это касается вас». Большая часть людей начнет чтение с последнего раздела и, осознав важность документа, вернется в начало.

Скриншоты и образцы документов. Если вы рассказываете о программах или сервисах, вашими иллюстрациями могут быть изображения экрана. Уберите из них ненужную информацию, аккуратно скройте всё секретное, при необходимости — выделите то, на что нужно обратить внимание.

Если интересно погрузиться в подробности, изучите четвертый раздел книги «Ясно

Иллюстрация — это не то же самое, что картинка. Картинка — это любое изображение, в тему и не в тему, понятное и непонятное. Любые штрихи, пиксели и кляксы — это картинка. А иллюстрация — это картинка, которая раскрывает и дополняет текст по смыслу. Примеры:

График, диаграмма или инфографика

В этом письме — резюме встречи и вопросы по такой-то части проекта, которые остались неохваченными.

Мы сможем продолжить, как только вы дадите ответы на вопросы в письме или направили нас к специалистам, у которых есть нужная информация.

Письмо довольно длинное, поэтому важные вопросы выношу в начало.

На такой случай можно в первых же строках предупредить клиента:

Иван Иванович, добрый день! Благодарю за встречу по проекту такому-то. Видеозапись и протокол прилагаю.

Если вы пересылаете другому человеку переписку, необходимо вводить в контекст: что это за переписка, на что обратить внимание, краткое содержание предыдущих писем. Тем более — если нужно добавить человека в действующую переписку: тогда нужно заранее созвониться и написать, мол, «добавлю тебя в переписку, обстановка там такая-то, решение нужно такое». Это просьба номер один всех руководителей: «Не пересылайте мне письма просто так. Объясните в начале, о чем речь и чего вы от меня хотите».

Тема: Составить перечень навыков для курса для ОП/КО

Федор, добрый день!

Отдел обучения начинает разработку курса для специалистов ОП и КО. Чтобы мы могли разработать программу под задачи вашего отдела, нам нужен перечень навыков, которые необходимо развить.

Просьба: составьте, пожалуйста, перечень навыков, которым нужно в первую очередь обучить ваших стажеров. Пример аналогичной таблицы навыков прилагаю.

Срок: чтобы методисты успели разработать программу до конца месяца, перечень навыков нужен до среды, 17 февраля. Если перечень будет позднее, мы сдвинем разработку на март.

По любым методическим вопросам обращайтесь к...

Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил:

1. Элементы читаются отдельно от основного текста.
2. Элементы устроены одинаково.
3. Смысл вынесен в начало.
4. Перечень дружит с подзаголовком.
5. Никаких вложенных перечней.